Firma w domu (2)
Telefony prywatne i służbowe
To temat, który budzi nieco emocji i jak życie uczy, tutaj rozsądek czasami zawodzi. Żaden bowiem urząd skarbowy nie uwierzy, że z domowego aparatu, w mieszkaniu, w którym istnieje też firma, nie przeprowadzono żadnej rozmowy prywatnej. Jak zatem postąpić, żeby było dobrze? Otóż w koszty możemy wliczyć wydatki na telefon związane z prowadzoną działalnością, nie ma znaczenia, czy aparat znajduje się w pokoju przeznaczonym na biuro czy w innym. Trzeba tylko umieć udowodnić, że przeprowadzone rozmowy miały charakter służbowy. Jak to zrobić? Po prostu zaznaczyć na billingu, które rozmowy były służbowe i taki billing z miesiąca na miesiąc przechowywać w dokumentach firmy lub prościej: określić procentowo w zwykłym rachunku za telefon udział rozmów służbowych, np. 20%. Pamiętajmy tylko, aby nie przesadzić, inny będzie udział procentowy u krawca czy fryzjera, a inny u przedstawiciela handlowego. Jednak z całą mocą podkreślam, że w orzecznictwie sądowym przeważa pogląd, że służbowe rozmowy telefoniczne należy dokumentować billingiem. Orzeczenia sądów nie są oczywiście źródłem prawa, ale w razie sporu z urzędem skarbowym lepiej być świadomym, jak sądy w podobnych sprawach orzekały i co może nas spotkać.
A jak wygląda sprawa abonamentu? Zasadniczo jego koszt jest związany z posiadaniem telefonu domowego, a nie z prowadzoną działalnością, bez względu na to czy rozmawiamy prywatnie, czy służbowo - tyle z jednego z wyroków NSA. Inny pogląd jest taki, że jeżeli telefon jest na wyposażeniu firmy i znajduje się w pomieszczeniu przeznaczonym na biuro, wydatki na abonament też można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu - jeśli jest w innym pomieszczeniu, to wydatki na abonament dzielimy tak samo proporcjonalnie, jak wydatki na rozmowy, np. zaliczamy w koszty firmy 30% abonamentu i 30% rozmów.
Nowiutka kanapa domowa, czy służbowa?
W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, w koszty możemy zaliczać wiele innych wydatków. I tu kolejny raz proponuję wykazać się zdrowym rozsądkiem. W praktyce, niestety, zbyt często zaliczamy do kosztów wydatki na rzeczy, które trudno uznać za niezbędne na potrzeby prowadzonej działalności. Pamiętajmy, żebyśmy w razie wątpliwości umieli udowodnić ten konkretny związek między tym, co kupiliśmy, a tym, jaką prowadzimy działalność, tzn. lekarz z pewnością może zaliczyć w koszty wydatki poniesione na zakup mebli do gabinetu, krzeseł do poczekalni, faksu, którym wysyła pacjentom wyniki badań, ale zakup ekspresu do kawy może być ryzykowny, nawet jeśli stoi w poczekalni i służy wszystkim pacjentom. Orzecznictwo sądowe przyznaje jednak często racje podatnikom, którzy są w stanie wykazać, że sprzęt codziennego użytku jest wykorzystywany na potrzeby firmy. Tak było z lekarzem, który kupił telewizor i wyjaśnił, że używa go do przedstawiania pacjentom informacji o przebiegu leczenia. Jeśli jednak na potrzeby knajpy kupiliśmy dwa superekspresy do kawy, z których jeden zdobi naszą domową kuchnię, a moc drugiego wystarcza na zrobienie kawy w ciągu minuty dla pułku wojska - to naprawdę trzeba już silnych argumentów, aby w razie kontroli oba zostały zaliczone w koszty.
No właśnie, pointa wyszła tym razem taka, że w życiu górą powinien być zdrowy rozsądek. Dobrze, że chociaż temat nie był frywolny, bo gdyby był, to z taką pointą, pozostałoby tylko strzelić sobie w głowę.
Beata Koralewska
2006.05.24