Spore zmiany w systemie funkcjonowania Urzędu Miejskiego są zapowiadane na najbliższe miesiące. Ratusz ma stać się przyjazny dla interesanta.
Temu celowi mają służyć dwie planowane innowacje: uruchomienie biura obsługi interesantów oraz elektronicznego obiegu dokumentów.
Pierwszym, podjętym już krokiem jest... wypowiedzenie umowy na dzierżawę niewielkich pomieszczeń, w których obecnie znajduje się sklepik. Po stosownej modernizacji stana się one biurem obsługi interesanta (BOI).
- Osoby, które odwiedza urząd, nie będą już musiały krążyć po piętrach, poszukiwać wydziału i urzędnika, który ich sprawę może załatwić - snuje wizje przyszłego urzędu Agnieszka Kaczmarczyk, naczelnik wydziału organizacyjno-prawnego. W BOI petent urzędu będzie składał dokumenty, podania, wnioski, tam też otrzyma to, czego od Urzędu będzie wymagał, a także w każdym momencie uzyska informacje o tym, na jakim etapie załatwiania jest jego sprawa.
- Na przykład jesli osoba oczekująca na decyzję o warunkach zabudowy będzie chciała wiedzieć, kiedy, dokładnie, zostanie ona wydana, to się dowie właśnie w BOI - wyjaśnia naczelnik Kaczmarczyk dodając, że będzie to możliwe dzięki drugiej innowacji czyli systemowi elektronicznego obiegu dokumentów. Będzie on - gwoli ścisłości - służył nie tylko interesantom, generalnie skracajac czas oczekiwania na załatwienie sprawy. To także dogodna forma kontroli wewnątrzurzędowej. Szef, czyli burmistrz, będzie mógł na bieżąco "podglądać" pracę podległych urzędników, sprawdzać ich aktywność i tempo działania, a więc i ujawniać przypadki opieszałości.
Projekt "Przyjazny Urząd" oparty jest na normie zarządzania jakością ISO 9001-2000 i jest drogą do uzyskania tego certyfikatu przez szczycieński UM. Podobne działania są podejmowane dość powszechnie. Funkcjonowanie urzędu w oparciu o elektroniczny obieg dokumentów będzie zresztą ustawowym obowiązkiem.
- Chodzi bowiem o to, by nareszcie w urzędach administracji zaczęła realnie działać zasada, że to urząd jest dla petenta, a nie odwrotnie - wyjaśnia Agnieszka Kaczmarczyk.
(hab)
2004.06.16